Non Conformità : è una mancanza rispetto ad un requisito.
Con il termine non conformità si intende definire la mancanza ad un requisito.
La non conformità è definita dalla norma UNI EN ISO 8402.
La mancanza di soddisfacimento di uno o più requisiti nei sistemi qualità sfocia sempre in una o più non conformità.
Un azienda organizzata lavorando in regime di qualità sarà più pronta nell’ affrontare situazioni negative che possono comprometterne anche parzialmente il business.
Si pensi ad esempio al risk management o alla business continuity.
I Requisiti e le non Conformità.
I requisiti tipicamente sono rappresentati da :
- Requisiti legislativi.
- Codici di condotta.
- Norma di sistema.
- Manuale di gestione dell’organizzazione.
- Specifiche.
- Istruzioni di lavoro.
- Operazioni e processi dell’organizzazione.
- procedure
- ecc..
Ovviamente se non vi è un requisito da rispettate non possiamo formulare una non conformità.
Quello che è importante valutare sempre è il contesto in cui opera un azienda.
Infatti aziende diverse svolgono attività in contesti diversi.
Hanno quindi requisiti diversi!
Per poter formulare una non conformità vera vi deve essere quindi l’evidenza oggettiva di una mancanza .
L evidenza è la relativa prova di mancanza o soddisfazione al requisito che genera o meno la non conformità.
Il requisito deve essere indicato nella nota di non conformità.
Lo strumento operativo per farle emergere sono gli audit interni o esterni all organizzazione comunemente chiamate visite ispettive.
Che tipo di non conformità esistono ?
Tipicamente esistono non conformità di natura minore e maggiore.
Le non conformità di tipo minore rappresentano un errore.
Quindi mancato rispetto o controllo durante l attuazione dei requisiti procedurali o di sistema.
Tutto ciò non indica una falla del sistema ma fa sorgere il sospetto sul fatto che prodotti o servizi non rispettino i requisiti.
Invece le non conformità maggiori sottolineano l assenza totale di uno o più elementi di sistema.
Oppure rappresentano una situazione che fa sorgere dubbi significativi sul fatto che prodotti o servizi non rispettino requisiti specifici.
Come possono essere gestite le non conformità ?
L’ adozione di una corretta procedura per la gestione delle non conformità si basa solitamente su alcuni aspetti fondamentali ed imprescindibili:
- implementazioni azioni correttive.
- adozione azioni preventive.
- verifica dell’efficacia delle azioni intraprese.
Quando ci si trova ad affrontare una digressione dai requisiti ,la non conformità deve essere vissuta come profonda comprensione della causa che l ha generata.
E sicuramente importante comprendere le cause delle non conformità per poter risolvere la concordanza ai requisiti del sistema qualità.
La procedura delle non conformità dovrà essere esaustiva in ogni sua parte.
Se non si riuscirà a comprenderne la reale causa difficilmente saremo in grado di risolvere l accaduto.
Tutte le aziende devono essere in grado di effettuare degli audit che dimostrino il grado di consapevolezza della compliance aziendale ai requisiti non solo dei sistemi qualità in essere ma anche a quelli ancora da implementare e legislativi.
Per questa ragione è importante prevedere una procedura delle non conformità lo ripetiamo, la più ampia e dettagliata possibile.
Un azienda efficace è in grado di reagire prontamente a scostamenti critici delle non conformità in tempi ridotti, dimostrando di avere sotto controllo il proprio processo di business aziendale.
L efficacia e l efficienza nel reagire immediatamente a problemi sono lo scudo aziendale e gli obbiettivi da perseguire per raggiungere la massima efficienza.
E opportuno prevedere anche dei sistemi di rilevazione statistica delle non conformità.
La statistica infatti ci può fornire la prova e della verifica e dell’evidenza che l azienda sta migliorando ed è pronta ad ogni evento.
Chi rileva le non conformità in azienda ?
La cultura e politica della qualità deve essere estesa a tutti i lavoratori in azienda.
Infatti la consapevolezza è propedeutica allo sviluppo dell’impresa e dei suoi processi.
Le non conformità rappresentano un momento di riflessione, con riferimento al miglioramento delle performances aziendali.
Solitamente nelle aziende più strutturate è l ufficio qualità che ha il compito di campionarle tramite audit interni ed esterni.
Oppure ci si può avvalere di consulenti esterni che hanno una competenza ed una esperienza maggiore nell’ambito degli audit interni ed esterni.
A volte il personale interno degli uffici qualità risulta essere abituato a ragionare in modo unilaterale.
Il consulente invece che ha maggior esperienze nel settore delle verifiche ispettive di seconda e terza parte, è in grado di scovare eventuali criticità sfuggite inconsapevolmente all azienda.
Questo per dire che il momento delle verifiche rappresenta una seria opportunità di crescita aziendale.
Non deve essere pertanto vissuta, la non conformità, come ostacolo al business dell’ organizzazione.
Bisogna essere proattivi per avvantaggiarsi dal punto di vista competitivo.
Un altro momento importante per la verifica delle non conformità è rappresentato dalla visita ispettiva dell’ente di certificazione.
Anche in questo caso il clima della verifica ispettiva deve rappresentare un momento di confronto per lo sviluppo aziendale.
Come sottolineato la verifica dell’ente si può concludere attribuendo non conformità :
- minori.
- maggiori.
- osservazioni.
Puntualizziamo che le osservazioni non sono non conformità poiché il requisito è sempre rispettato.
Si tratta di considerazioni per il miglioramento degli aspetti presi in esame.
A seconda delle non conformità riscontrate dall’ ente di certificazione sarà attribuito un punteggio ed il relativo campo di intervento per la risoluzione.
Alla successiva visita dell’ ente di certificazione ,l impresa dovrà essere in grado di dare evidenza della loro risoluzione.
Da dove può scaturire la non rispondenza ai requisiti ?
La non conformità può essere riscontrata all interno o all esterno dell’ organizzazione quando i requisiti non sono rispettati.
Alcuni semplici esempi.
Per quanto riguarda il contesto interno dell’ azienda possiamo annotare per esempio la mancata formazione dei lavoratori a salute e sicurezza sul lavoro.
Infatti se in una azienda troviamo per esempio degli addetti alla conduzione di carrelli senza la patente del muletto, evidenziamo immediatamente una carenza e quindi una non conformità in quanto requisito di legge alla sicurezza come sancito dal testo unico sicurezza D.lgs81/08.
Oppure possiamo attribuire una non conformità se per esempio non vengono effettuate le tarature degli strumenti di misurazione aziendale utili al processo di lavorazione dei prodotti.
In questo caso appare evidente che il prodotto potrebbe subire ripercussioni negative.
Invece per quanto concerne le non conformità provenienti da contesti esterni possiamo annoverare per esempio la mancata qualifica dei fornitori.
Non qualificare i fornitori alle proprie specifiche significa non monitorare i propri processi interni.
Infatti per esempio nel settore alimentare la verifica fornitori ,delle materie prime per esempio ,è essenziale per il rispetto dell’ Haccp.
Oppure l alto numero di reclami insistenti dei clienti, per rotture improvvise dei prodotti, rappresentano il maggiore esempio di non conformità esterne.
In questo caso l’azienda potrebbe valutare il ritiro del prodotto o la revisione del componente difettoso.
La comprensione delle cause che hanno prodotto tale inconveniente e quindi il riesame delle procedure interne potrebbe essere necessario ed imperativo.
I tempi di attuazione e le responsabilità per la risoluzione delle non conformità.
Ovviamente all interno della procedura delle non conformità è bene stabilire chi fa cosa e quando ed in che modo.
La responsabilità dell’ attuazione della procedura è sempre in capo alla direzione la quale può in ogni caso strutturare una gerarchia di delega in base al problema riscontrato ed alla linea d’azione da intraprendere.
Strutturando puntualmente la procedura, pianificando i tempi ed i modi , verificando in continuo per la risoluzione della non conformità ,si agirà in modo organizzato e programmato.
Ovviamente se si dovessero riscontrare non conformità critiche i tempi di intervento necessariamente dovranno essere molto brevi e previsti per il riassetto dell’impresa.
Ecco che è indispensabile provvedere alla creazione di report sulle non conformità.
Un buon sistema di reportistica sarà in grado di avvisare prontamente il management che innescherà immediatamente le misure preventive e correttive di contenimento con riferimento all evento avverso verificatosi.
Inoltre dovrà essere verificato periodicamente per analizzarne la congruenza.
Quindi è indispensabile stabilire anche dei criteri di revisione della procedura delle non conformità che dovrà tendere alla perfezione.
Indispensabile monitorarne l efficacia e l applicabilità nel tempo.
In questo modo il sistema di rilevamento diventerà sempre più capillare e funzionale al business aziendale.
Come comportarsi operativamente in caso di ricezione di una non conformità ?
Inutile farsi prendere dal panico in caso di ricezione di una o più non conformità.
Essa deve essere prima di tutto analizzata profondamente e comunicata alla direzione.
Si procederà a modificare o a sanare il processo o la lacuna che l’ ha fatta emergere.
Verificheremo l eventuali azioni di richiamo sul prodotto o sul servizio erogato mettendo in campo le azioni correttive previste e le verifiche se l azione ha prodotto risultati i positivi che l organizzazione si aspetta.
In fine si potrà procedere alla chiusura della non conformità poiché le soluzioni adottate sono andate a buon fine.
L’ attenzione ai processi, all organizzazione, ai fornitori, alla soddisfazione dei clienti alla compliance legislativa aziendale ed a qualsiasi altro evento negativo che può compromettere la salute e sicurezza dell’azienda sono alla base dei sistemi qualità.
Pianificare, eseguire, agire ,verificare in tempi rapidi eventuali divergenze rispetto alle aspettative della organizzazione significa migliorare le performance sotto tutti i punti di vista.
Analisi del rapporto di non conformità
L analisi del rapporto di non conformità è quindi un processo fondamentale per garantire il rispetto delle normative e degli standard di qualità all’interno di un’azienda. Tale processo prevede come già detto l’identificazione delle non conformità e la valutazione del loro impatto sull’organizzazione di conseguenza il loro trattamento e la loro risoluzione.
Ecco che l analisi del rapporto di non conformità è uno strumento fondamentale per migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi offerti dalle aziende.
Implementarlo in azienda significa affrontare il mercato in modo razionale e competitivo.
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